Una duda muy común entre nuestros clientes es la de cómo configurar su
correo electrónico corporativo. Básicamente, existen dos maneras de consultar nuestro correo:
A través de un software de gestión del email
Los más conocidos son el Outlook para Windows y el Mac Mail, pero hay buenas alternativas multiplataforma, para ordenador y para dispositivos móviles, como Thunderbird, Opera, etc. Y aunque cada gestor es distinto, su manera de configurar el correo es bastante similar. La principal ventaja de usar un programa de este tipo es que podemos gestionar varias cuentas desde el mismo sitio, y sin tener que introducir la contraseña cada vez.
Al configurar este tipo de software, se nos darán dos opciones para el servidor de entrada:
Como POP3
Configurando una cuenta de email como POP3, lo que hacemos es simplemente descargar el email del servidor a nuestro equipo para poder leerlo. Si recibimos mucho correo con adjuntos (y no los borramos periódicamente), esta opción no es muy recomendable en smartphones, ya que podemos llenar la capacidad del dispositivo.
Una opción interesante es que POP3 permite dejar una copia en el servidor durante unos días. Así, tenemos la posibilidad de consultar un email reciente desde otro equipo aunque nos lo hayamos descargado previamente.
Como IMAP
En este caso el correo no se descarga, sino que el servidor se sincroniza con nuestro equipo: si borramos o marcamos un correo como leído, lo estaremos haciendo en ambos equipos.
La ventaja de IMAP es que podemos tener el email configurado por ejemplo en el ordenador de casa, en el portátil, en la tablet y en el móvil, y lo mantenemos disponible en todos los dispositivos (con POP3, en el momento que consultemos el correo desde un sitio, el servidor se vacía y ya no está disponible desde ningún otro).
El principal inconveniente de IMAP es que los buzones de email no tienen capacidad ilimitada, y podemos llenarlos si no borramos correos con frecuencia
A través de nuestro navegador
Si no queremos depender de ningún software, y si nuestro proveedor nos lo permite, podremos acceder a nuestro correo a través de una página web, de manera similar a las web de Gmail.com o Outlook.com. Esto nos garantiza poder leer el email desde cualquier dispositivo que tenga conexión a la red. Su uso no es excluyente del un software como vimos anteriormente: podemos utilizar un gestor de forma habitual, y webmail desde el ordenador de un hotel o cualquier otro dispositivo ajeno...
¿Qué opción es mejor?
No la hay, depende de tus necesidades. El que escribe estas líneas usa Thunderbird en el ordenador, con 3 cuentas como IMAP y otra como POP3, (guardando una copia en el servidor). En la tablet y el móvil tengo 3 de las 4 cuentas configuradas, todas como IMAP